Commissione dovrebbe applicare le lezioni apprese dal suo sviluppo di Schengen System Info per evitare simili ritardi e spese eccessive sui futuri progetti IT, dicono Conti dell'UE

Una relazione pubblicata oggi (19 maggio) dalla Corte dei conti europea (Corte dei conti europea) afferma che la Commissione ha fornito il sistema d'informazione Schengen di seconda generazione (SIS II) con un ritardo di sei anni rispetto a quanto inizialmente previsto e otto volte superiore alla stima di bilancio iniziale. I ritardi e le spese eccessive si sono verificati a causa di debolezze nella gestione della Commissione in un contesto di governance difficile.Il Sistema d'informazione Schengen (SIS) è utilizzato da guardie di frontiera, polizia, dogane, autorità competenti in materia di visti e giudiziarie in tutta l'area Schengen. Contiene informazioni (segnalazioni) su persone che potrebbero essere state coinvolte in un reato grave o potrebbero non avere il diritto di entrare o soggiornare nell'UE. Contiene anche avvisi su persone scomparse e proprietà smarrite o rubate, come banconote, veicoli, armi da fuoco e documenti di identità. Gli allarmi vengono inseriti nel sistema dalle autorità nazionali "Nel 2001, il Consiglio dell'UE ha incaricato la Commissione dello sviluppo di una nuova versione del Sistema di informazione Schengen", ha affermato Pietro Russo, membro della Corte dei conti europea responsabile del rapporto, "Tuttavia, la scadenza iniziale era irrealistica e la Commissione non lo ha fatto inizialmente assegnare personale sufficiente con le competenze al progetto. Pertanto, la Commissione è stata in grado di gestire efficacemente il contratto di sviluppo principale solo dal 2009. Inoltre, la Commissione non ha attinto a sufficienza dall'esperienza degli utenti finali e dai requisiti di sistema modificati durante la prima parte del progetto. " Le prime stime indicative dei costi per il bilancio dell'UE per il sistema centrale hanno notevolmente sottostimato la reale entità dell'investimento necessario. Il costo totale del SIS II è stato di 189 milioni di euro per il sistema centrale a cui va aggiunta una stima di oltre 330 milioni di euro per i sistemi nazionali. Allo stesso tempo, il principale vantaggio inizialmente previsto dal SIS II è diventato meno rilevante con il successo dell'estensione del SIS 1 ai nuovi paesi membri. Alla luce di queste importanti modifiche ai costi e ai benefici attesi, la Commissione non ha dimostrato che il SIS II fornisse pienamente il miglior rapporto qualità-prezzo per l'organizzazione. Tuttavia, la Commissione ha tratto insegnamenti dalla sua esperienza durante la prima parte del progetto, che le hanno consentito di modificare il proprio approccio durante la fase finale del progetto a partire dal 2010 e di fornire il SIS II nell'aprile 2013. Inoltre, ha già applicato alcuni insegnamenti del SIS II nella preparazione di altri progetti IT su larga scala.

Corte dei conti europea (CCE) relazioni speciali sono pubblicate nel corso dell'anno, presentando i risultati degli audit selezionato di specifiche aree di bilancio dell'UE o argomenti di gestione.

Questa relazione speciale (n. 3/2014) dal titolo Insegnamenti dallo sviluppo da parte della Commissione europea del sistema d'informazione Schengen di seconda generazione (SIS II), ha esaminato il motivo per cui la Commissione ha fornito il SIS II con oltre sei anni di ritardo rispetto al previsto e a un costo di gran lunga superiore alle stime iniziali. Ha inoltre esaminato se vi fosse un solido motivo commerciale per il SIS II durante tutto il progetto, che tenesse conto delle principali modifiche ai costi e ai benefici attesi. Inoltre, i revisori dell'UE hanno valutato se la Commissione avesse appreso e applicato gli insegnamenti tratti dalla sua gestione del progetto.

I revisori dei conti dell'UE hanno riscontrato che il ritardo e la spesa eccessiva derivavano da carenze nella gestione della Commissione in un contesto di governance difficile, in particolare durante la prima parte del progetto fino al 2009. Nonostante le importanti modifiche ai costi e ai benefici attesi durante il progetto, la Commissione lo ha fatto non riesaminare il business case per dimostrare che il SIS II rimaneva una priorità organizzativa che forniva un rendimento degli investimenti più elevato rispetto ad altre opportunità. Non è stata presa alcuna decisione, basata su una rivalutazione dei costi e dei benefici, sull'opportunità di continuare o interrompere il progetto. La Commissione ha tratto insegnamenti dalla sua esperienza durante la prima parte del progetto al fine di modificare il proprio approccio durante la fase finale del progetto a partire dal 2010 e di fornire il SIS II nell'aprile 2013.

Sulla base dei suoi risultati, la Corte ha raccomandato che, nella gestione dello sviluppo di sistemi IT su larga scala, la Commissione dovrebbe:

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• Basare il calendario su un'analisi tecnica dei compiti da svolgere;
• garantire che tutti i progetti siano integrati negli accordi di governance IT aziendale e fare pieno uso delle competenze interne per gestire efficacemente il lavoro degli appaltatori;
• garantire che le esigenze aziendali e le opinioni degli utenti finali siano sufficientemente prese in considerazione nel processo decisionale;
• garantire l'approvazione del business case prima di passare dall'avvio del progetto alla pianificazione del progetto e la sua riapprovazione in caso di modifiche importanti ai costi del progetto, ai benefici attesi, ai rischi o alle alternative;
• garantire che le decisioni chiave del progetto siano documentate in un registro delle decisioni in modo che siano facilmente rintracciabili;
• garantire che vi sia un coordinamento globale efficace quando un progetto richiede lo sviluppo di sistemi diversi ma dipendenti da parti interessate differenti
• sviluppare sistemi IT su larga scala utilizzando elementi costitutivi interoperabili che possono essere facilmente riutilizzati per evitare di essere vincolati a un unico appaltatore, e;
• trasmettere gli insegnamenti tratti dall'audit della Corte alle DG e alle istituzioni, agenzie e altri organismi dell'UE. La Commissione dovrebbe valutare se i benefici attesi dal SIS II siano stati raggiunti.

Una breve video intervista con il membro della Corte dei conti responsabile del rapporto è disponibile qui.

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